A medida que
el uso de Internet se ha extendido en todo el mundo, lo mismo ha ocurrido con
el uso de correo electrónico y la Web para asuntos personales en el lugar de
trabajo. Numerosos estudios han llegado a la conclusión de que al menos 25 por
ciento del tiempo que los empleados pasan en línea lo gastan en navegar en la
Web con propósitos no relacionados con el trabajo, y tal vez hasta 90 por
ciento de los empleados reciben o envían correo electrónico personal en el
trabajo.
Muchas empresas
han comenzado a vigilar la manera en que sus empleados utilizan el correo electrónico
e internet, con frecuencia sin conocimiento de empleado. Un estudio de
Forrester Consulting encontró que el 38,8 por ciento de las empresas de Estados
Unidos con 1,000 o más trabajadores contrato gente para leer el correo externo
de los empleados. Un estudio similar de la American Management Association
llego a la conclusión de que el 55 por ciento de las empresas de Estados Unidos
conserva y revisa los mensajes de correo electrónico de los empleados y que el
76 por ciento vigila sus con0065iones a la Web. Aunque las empresas de Estados
Unidos tienen el derecho legal de vigilar al actividad en Internet el correo electrónico
de sus empleados, ¿esta vigilancia es poco ética o es simplemente un buen
negocio?
Los gerentes
se preocupan por la pérdida de tiempo y la productividad de los empleados cuando
estos últimos se enfocan en sus asuntos personales más que en los de la
empresa. Una encuesta reciente de America Online y Salary.com encontró que el
trabajador promedio en Estados Unidos desperdicia más de dos horas diarias en
asuntos no relacionados con el trabajo, y 45 por ciento de los encuestados
mencionaron el uso de Internet con fines personales como la principal actividad
en que desperdician tiempo en el trabajo.
Si el
trafico personal en las redes de las empresas es demasiado alto, puede
congestionar la red a al grado que no se pueda realizar el trabajo de la
empresa. El Posmac Hospital en Woodrig, Virginia, detecto que sus recursos de cómputo
eran limitados por una falta de ancho de banda ocasionada por empleados que
utilizaban las conexiones a internet del hospital para acceder a estaciones de
radio y descargar archivos de música y de video.
Demasiado tiempo
en asuntos personales, ya sea en internet o fuera de esta, puede significar pérdida
de ingresos o clientes a quienes se les cobra más. Algunos empleados podrían cargar
a los clientes el tiempo que ellos gastan en negociar sus acciones personales
en línea o en resolver otros asuntos personales, y en consecuencia cobrar en
exceso a los clientes.
Cuando los
empleados utilizan el correo electrónico o la web en las instalaciones del patrón
o con el equipo de este, todo lo que hagan, incluyendo cualquier asunto ilegal,
lleva el nombre de la empresa. Por lo tanto, el patrón puede ser rastreado y
responsabilizado. Los gerentes de muchas empresas temen que el material
racista, sexualmente explicito o cualquier otro material potencialmente
ofensivo al que tengan acceso o que negocien sus empleados pudiera ocasionar
publicidad negativa o incluso juicios legales contra la empresa. Incluso si la
empresa no es declarada culpable, responder a los juicios podría costarle
decenas de miles de dólares. Las empresas también temen la fuga de secretos
comerciales a través del correo electrónico.
Las empresas
que permiten a sus empleados utilizar cuentas de correo electrónico personales
en el trabajo podrían enfrentar problemas legales y regulatorios si no
conservan los mensajes de sus empelados. En la actualidad el correo electrónico
es una fuente importante de evidencia en los juicios legales, y ahora se
requiere a las empresas que conserven todos sus mensajes de correo electrónicos
por periodos más prolongados que antes. Las cortes no toman en cuenta si los
correos electrónicos involucrados en juicios legales fueron enviados a través de
cuenta s de correo electrónico personales o de una empresa. La falta de esos
mensajes de correo electrónico podría significar una multa de cinco o seis
cifras.
Las empresas
tienen el derecho legal de vigilar los que sus empelados hacen con el equipo de
la empresa durante las horas de trabajo. La cuestión es si la supervisión electrónica
es una herramienta apropiada para mantener un lugar de trabajo eficiente y
positivo. Algunas empresas optan por prohibir todas las actividades personales
en las redes corporativas- cero tolerancias. Otras bloquean el acceso de los empleados
a sitios Web específicos o limitan el tiempo personal en la Web por medio de
software que permite a los departamentos de TI rastrear los sitios web que
visitan los empleados, la cantidad de tiempo que pasan en estos sitios y los
archivos que descargan. Algunas empresas han despedido empleados que han
excedido los límites. Casi una tercera parte de las empresas encuestadas en el
estudio de Forrester Consulting han despedido al menos a un empleado durante el
último año por infringir las reglas de la empresa referentes al correo electrónico.
Ninguna solución
está exenta de problemas, pero muchos consultores sugieren que las empresas
redacten políticas corporativas sobre el uso de correo electrónico e internet
por parte de los empleados. Las políticas deben incluir reglas explicitas que
indiquen, por puesto o nivel, bajo qué circunstancias pueden utilizar los
empleados las instalaciones de la empresa para acceder al correo electrónico e
Intenet. Las políticas también deben informar a los empleados si estas
actividades son vigiladas y explicar las razones.
Las reglas
deben ajustarse a las necesidades específicas de la empresa y a la cultura
organizacional. Por ejemplo, aunque algunas empresas podrían prohibir a todos
los empleados las visitas a sitios que tengan material sexual explícito, los
empleados de empresas de abogados o de hospitales podrían requerir el acceso a
estos sitios. Las empresas de inversiones tendrán que permitir a muchos de sus
empleados el acceso a otros sitios de inversiones. Una empresa que depende de
la compartición, innovación e independencia generalizada de la información, muy
bien podría enfrentarse al hecho de que la vigilancia crea más problemas de los
que resuelve.
Fuentes: Alex Mindlin, “You’ve
Got Someone Reading Your E-mail”, The New York Times, 12 de junio del 2006;
Darrel Dunn, “Who’s watching now?” Information Week, 27 de febrero de 2006; y
Jack M. Germain, “Monitoring Eployee Communbications in the Enterprise”
Newsfactor Network, 10 de abril de 2006.
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